Author Archives: Sjors Meekels

Leading Image

Kanban in de praktijk – Growing Agile

Focus aanbrengen en zaken daadwerkelijk afmaken voordat je aan iets nieuws begint. Het klinkt zo eenvoudig, maar in de praktijk blijkt dit toch lastiger dan gedacht. Met – het van Japanse origine zijnde Kanban – kun je deze uitdaging te lijf gaan.

In het boek Kanban in de praktijk leggen Karen Greaves en Sam Laing stap voor stap uit hoe je Kanban voor je kunt laten werken. Er is geen technische of praktische voorkennis benodigd, het boek is voornamelijk gericht op beginnende teams en organisaties.

De auteurs hebben vanuit hun bedrijf Growing Agile inmiddels al een aantal publicaties op hun naam staan. Ze beschrijven steeds concrete thema’s uit het Agile werkveld. Zo ook Kanban in de praktijk, de Nederlandse vertaling van Kanban Workbook uit 2016. Aan de hand van het fictieve hoveniersbedrijf Growing Garden nemen Greaves en Laing de mogelijkheden van Kanban door. Door de geleidelijke opbouw, zonder gebruik van jargon of bijvoorbeeld IT-gerelateerde termen, is dit boek geschikt voor iedereen die met Kanban aan de slag wil om meer te doen in minder tijd.

Inleiding
Hfd 1. Werk visualiseren
Hfd 2. WIP en pull
Hfd 3. Doorstroom verbeteren
Hfd 4. Expliciete afspraken
Hfd 5. Samen verbeteren
Bijlage – Personal Kanban
Bijlage – Het vliegtuigspel

De verhaallijn is duidelijk. Er wordt een gezamenlijk project gestart door Linda, Ellen en Joost, tussen de reguliere werkzaamheden van iedereen door. De drie besluiten Kanban in te zetten met als doel dat het werk, het schrijven van een boek, daadwerkelijk afkomt. In elk volgend hoofdstuk leren onze hoveniers dat er best nog wat verbeterd kan worden aan de opzet die zij tot dan toe gebruikten. De leercurve die zij meemaken zie je ook vaak in de praktijk terug, met trial en error ontstaat een werkwijze die passend is voor situatie.

Qua theoretische volledigheid zit het boek goed. De basisprincipes worden uitgelegd en daarna komen vaste onderdelen aan bod: initiële Kanbanborden, WIP-limieten per persoon of kolom, creëren van Pull en spelregels. Het geheel wordt aangevuld met praktische tips, voorbeelden en vragen voor de lezer. Op deze wijze rol je eenvoudig door een scala van opties en kun je de beste opties voor je eigen situatie bepalen. De suggestie die de auteurs geven om na ieder hoofdstuk zelf met de aanpassingen en vragen aan de slag te gaan, is nuttig. Zo ervaar je direct wat voor- of nadelen van bepaalde keuzes zijn.

Daarnaast hebben de auteurs in het verhaal een aantal bekende kenmerken van Scrum aan het gebruik van Kanban toegevoegd. De dagelijkse Standup, Retrospective en Definition of Done zijn ingebed. Zij hebben deze practises hiermee onderdeel gemaakt van Kanban, logisch want deze Agile practices zijn hiervoor prima geschikt. Puristen zullen zeggen dat zij hiermee feitelijk ScrumBan beschreven hebben. Deze samenvoeging doet echter niets af aan de waarde van het verhaal en sluit aan bij de ontwikkelingen in de praktijk. Zo heeft Scrum.org vorige maand een publicatie uitgebracht waarbij Kanban wordt beschreven als werkwijze binnen Scrum teams. [zie https://www.scrum.org/resources/kanban-guide-scrum-teams].

In de bijlagen van het boek zijn tevens twee extra’s opgenomen ‘Personal Kanban’ en ‘Het vliegtuigspel’. De laatste sprak mij het meeste aan en geeft snel inzicht in de kracht van Pull. Probeer deze eens uit met je team en je zult zien wat het effect is van een kleine aanpassing in werkafspraken.

Conclusie

Kanban in de Praktijk is geschikt voor iedereen die weinig bekend is met de werkwijze Kanban en graag met concrete voorbeelden en/of stappen werkt. Mocht je een vlotte lezer zijn dan bestaat de kans dat je het boekje binnen een uur uit hebt. Dat is geen ramp, in dat geval ben je waarschijnlijk ook al bekender met de materie en kun je wellicht met een aantal tips direct aan de slag.

Over deze recensie
Deze boekrecensie is tevens verschenen op www.managementboek.nl, meer informatie over het boek of de auteurs is te vinden op www.growingagile.co.za.

Filled Under: agile,book review,kanban,scrum,software development Posted on: 6 April 2018

Leading Image

Agitma & Sjors in the media

It can be interesting to see what Google can find on you. I just tried it out…
Besides the usual stuff, like the content of the Agitma website, they came up with a few other pages as well (most of them are in Dutch)

Interview with FourCorners on their Agile journey: www.werken20.nl/agile-werken-verovert-creatieve-sector
Interview with De Baak: debaak.nl/een-hork-van-een-manager-blijft-ook-met-agile-een-hork
Meetup in Craiova: meetup.com/Craiova-Software-Technology-Meetup
Girlsday at ING Mobile: www.ing.jobs/Girlsday-bij-ING
Old interview for Info Support: www.youtube.com/infosupport
Bachelor thesis award: www.computable.nl/prijs-voor-scriptie-autonomie-in-softwarestructuren
Scrum.org profile: www.scrum.org
Karate (personal): www.arnhemsekoerier.nl/je-afkomst-of-baan-speelt-geen-rol

Note: the last one is not directly work related, but a nice picture to share..

Filled Under: agile,personal Posted on: 23 March 2018

Leading Image

What I gained from 100+ retrospectives

Nothing teaches better lessons on retrospectives than running retrospectives in practice. In this blog I will share personal lessons on retros and some ideas for alternative structures. The first four topic describe mindsets and things to consider during preparation or follow ups. The latter four provide ideas on alternative retro formats.

Boy-scout-approach: It is okay not to have life changing outcomes of the retro. Small steps count very much in the overall picture. If every retro would produce a live changing outcome, all teams would be top notch by now. Why not use a boy-scout-approach: each time you sit together try to leave the room in a slightly better shape than you came in. It is just like Uncle Bob advises programmers to do before checking in code.

No absolutism in having one: It is also okay to skip the retro occasionally, for example when the whole team wants to work on finishing an important feature in a sprint or simply because a lot of people are not in. This forms no problem just as long as this is incidentally and not structural.

Attendees & information: Some teams and Scrum Masters are really outspoken on who should or should not attend their retrospectives. My personal ‘ground rules’ are:
– Always invite and encourage Product Owners to join in;
– Let management know they can sometimes join, I only invite them directly when needed;
– Actively share the outcomes of the retro with PO, teams and management.
For me it is a healthy sign if Product Owners like to participate and have a genuine interest in being there. In general, the same holds for occasional attendance of line management or perhaps even project managers. In case of the latter two, their role should be kept equal to that of the team members or should be that of an observer. Although when teams don’t feel safe anymore, you should reconsider the setting and check what is hindering the team. In case (project) management or Product Owners show no interest in the outcomes, this indicates a gap in involvement and should be addressed. Of course, there is a mutual obligation to inform, but management should have a basic interest in the teams.

Historical perspective: Save the teams retro outcomes in a form, so you can see what is happening over time. Not just to check if actions and outcomes are put to effective use. If you have done this a few times for multiple starting teams, you see some patterns emerging. For example, in the type of topics discussed during retros. Knowledge, team spirit, basic rules on the Agile Way of Working are all topics to be found for starting teams. More importantly, you can see if topics reoccur and if topics in general relate to more process or enhanced improvements. These insights enable you to think about the ‘why’ of these reoccurring topics and appropriate actions.

Team-coffee: After a sprint went sour, it could work just to have a team-coffee and let people spill their guts and let their frustrations run freely. Change of scenario helps in getting people in the trusted zone to talk. No need for a formal routine, just write down what you hear and do a summary & wrap up of what you have heard to. If you feel more comfortable with increased structure, you can follow the steps of lean coffee to steer the session, see: lean coffee.

Communication & personalities: Working on team collaboration and being able to understand each other’s dos and don’ts can add real value. I have created an easy format to help teams through a session by prepping and explaining themselves. The personal test results are not interesting to me – although sometimes the combined results of a team can tell you a few things – but it certainly is a nice personal pitch starter. By allowing everyone to share their own characteristics people often surprise each other. For more info on the format see: retrospective-team-communication-and-personalities.

Feedback & speed dating: For teams who are a more familiar with each other, you can try a setup for providing and accepting feedback. Step one would be to share some basic rules and theory. And of course, invite people to provide each other feedback. Mind that this usually does not mean people will start doing it. It seems giving feedback is not that easy. A little trick here is to setup a retro like a speed date session. People sit in one-on-one sessions and give each other a tip and a compliment on their work in the team. This will help team members overcome the first hesitations to share their thoughts. To conclude everyone can present the top-tip he or she received to the group.

Retro tools: In some situations, you might be part of a co-located team. The team could be spread across a building, city or even across countries and time zones. Working in these teams requires extra energy and work from everybody. This is especially true for sessions like a retro where discussions and interactions are the foundation of valuable outcome. Some tools support distributed retrospectives like retrospectives-tool-for-distributed-retrospectives. Even when you are perfectly sitting together, the change in format by using a digital tool can be fun.

Additional reading:

samples.leanpub.com/funretrospectives-sample.pdf (retro formats)
leanpub.com/50quickretrospectives (retro formats)
www.mountaingoatsoftware.com/blog/a-simple-way-to-run-a-sprint-retrospective
(basic explanation of running a retrospective by Mike Cohn)

Agile Retrospectives – Making Good Teams Great (Esther Derby & Diana Larsen)
Coaching Agile Teams (Lyssa Adkins)
Large-Scale Scrum – Chapter 14 (Craig Larman & Bas Vodde)

Special thanx to Stefan Jansen for letting me use the retro picture as he is the only person recognizable in the collage. Furthermore, the teams of Zoover, Weeronline, PGGM, Info Support, Softelligence and FourCorners have very much contributed!

Filled Under: agile,scrum,software development Posted on: 9 March 2018

Leading Image

Lean in de Logistiek – Schuurmans / Plas

In Lean in de logistiek bundelen Esther Schuurmans en Caroline van der Plas hun kennis en ervaring in de wereld van lean implementaties. Hoewel de titel zich specifiek richt op de logistieke branche, leent het werk zich prima voor een bredere kijk op het thema. Met een kleine tijdsinvestering heb je zo een verfrissing van je lean kennis en een voorbeeld implementatietraject gezien.

Esther Schuurmans en Caroline van der Plas hebben veel ervaring in kwaliteitssystemen, lean, en logistieke omgevingen. In dit gezamenlijke handboek Lean in de logistiek bundelen de auteurs hun krachten en geven zij een beknopt overzicht van wat lean organisaties te bieden heeft. Het is een to-the-point beschrijving waarvoor geen specifieke voorkennis of ervaring benodigd is.

Het boek is opgedeeld in drie overzichtelijke delen. Kort gezegd beschrijft deel 1 de uitgangspunten en de belangrijkste onderdelen de je van lean moet weten om de rest van het boek goed te kunnen begrijpen. In deel 2 worden handvatten gegeven voor de implementatie van lean in organisaties. Het laatste deel bespreekt een praktijkcasus op basis van de werkzaamheden van de auteurs bij Docdata.

Deel 1: Wat moet je weten over lean (blz. 17 t/m 62)
Geen boek over lean zonder een korte introductie in de achtergrond en geschiedenis. In vogelvlucht worden de belangrijkste begrippen aangestipt die nuttig en nodig zijn om de rest van het boek op waarde te kunnen schatten. Het is mooi dat de auteurs ook stilstaan bij de drie stakeholders van lean implementaties, zodat duidelijk is dat je een lean implementatie niet alleen doet voor je klanten. Het tegengaan van verspilling is een van de bouwstenen van lean, dit kunnen herkennen en verminderen zijn belangrijke eigenschappen die binnen organisaties ontwikkeld moeten worden. Als laatste wordt het neerzetten en uitbouwen van een lean cultuur besproken.

Deel 2: Hoe implementeer je lean in jouw organisatie (blz. 63 t/m 112)
In dit hoofdstuk delen de auteurs de TROTS-aanpak die zij hebben gedefinieerd. De aanpak staat voor Toewerken naar, Resultaten op, Operationeel, Tactisch en Strategisch niveau. Het aardige aan deze aanpak is dat deze wordt opgehangen aan het lean huis en tevens een de link wordt gelegd met de verschillende niveaus waarop naar organisaties gekeken kan worden. Daarnaast worden verschillende lean tools zoals S5, Value Stream Mapping en bijvoorbeeld A3, qua toepassing en effect in detail besproken.

Deel 3: Praktijk (blz. 113 t/m 151)
De praktijkcase die in het derde en laatste hoofdstuk centraal staat, is gebaseerd op de ervaringen van de auteurs die zij in de periode vanaf 2010 bij Docdata hebben opgedaan. De naam Docdata is voor velen waarschijnlijk een onbekende. Dat verandert waarschijnlijk wanneer je hoort dat zij de grootste dienstverlener in e-commerce was in 2015 en optrad als een belangrijke partner van bijvoorbeeld Bol.com in de logistieke afhandeling van orders. Inmiddels is Docdata een onderdeel geworden van het internationale INGRAM MICRO Inc. De auteurs beschrijven welke lean methoden zij hebben ingezet en welke resultaten deze hebben gebracht om de groei van het bedrijf te ondersteunen. Er is bijvoorbeeld gestart met 5s en het inrichten van teamcorners om informatie zichtbaar te maken voor teams (Visual management). In dit hoofdstuk maken zij een heldere connectie met de theorie en implementatie strategie uit de vorige hoofdstukken. Natuurlijk ontbreken ook de resultaten van het traject niet.

Kleine noot aangaande de eindredactie; de afbeelding op blz. 76 heeft mij even doen twijfelen over bullets 1, 2, en 5. Het blijkt echter dat de verkeerde afbeelding in het boek is terecht gekomen. Geen zorgen, negeer de afbeelding en richt je op de tekstuele uitleg. Wil je per se de juiste afbeelding hebben? Ga dan naar de website van leanindelogistiek.nl/formats om deze, en eventueel ook andere afbeeldingen, te downloaden.

Conclusie

Lean in de logistiek is compact vormgegeven en bevat een aantal kleurrijke foto’s en afbeeldingen met quotes en/of diagrammen. Persoonlijk vond ik de leukste quote: ‘Alleen ga je sneller samen kom je verder’. De quote raakt voor mij echt de kern van het werken in team- of organisatie verband. Ook een lean implementatie zal je nooit alleen kunnen doen. Kort samengevat: het boek is geen zwaar leesvoer en laat zich rustig in een paar uurtjes doorlezen, prima investering!

Over deze recensie
Deze boekrecensie is tevens verschenen op www.managementboek.nl, meer informatie over het boek of de auteurs is te vinden op leanindelogistiek.nl.

Filled Under: book review,interim management,lean Posted on: 9 March 2018

Leading Image

Vertrouwen in de slimme samenleving

Wij mensen zijn maar vreemd. We geven aan organisaties steeds minder te vertrouwen. Tegelijkertijd delen we makkelijker en vaker persoonlijke informatie, vaak zonder dat we hierbij bewust stilstaan.

Er is veel onduidelijkheid over de consequenties hiervan en hoe we onszelf als maatschappij zouden moeten organiseren. In Vertrouwen in de slimme samenleving geven Sander Klous en Nart Wielaard de lezer een nieuwe bril om naar de wereld te kijken en ideeën om ons anders te organiseren.

Als je het vorige boek van Sander Klous en Nart Wielaard Wij zijn big data met interesse hebt gelezen dan is hun nieuwste werk Vertrouwen in de slimme samenleving zeker de moeite waard. In dit boek leggen zij uit waarom een maatschappelijke inrichting gebaseerd op Modulair, Agile en Decentraal (MAD) kan helpen in het bewaren van ons vertrouwen in de technologische ontwikkelingen en de alsmaar slimmer wordende samenleving.

Het boek is opgedeeld in 2 delen met in totaal 12 hoofdstukken. In het eerste deel leggen de auteurs uit waar de complexiteit in onze huidige samenleving uit bestaat en wat MAD hierin zou kunnen betekenen. Deel twee ziet op de delicate balans tussen het terugwinnen van vertrouwen en de rol en vorm van het noodzakelijk toezicht. Elk hoofdstuk wordt afgesloten met een beknopte tussenconclusie.

Deel I – Complexiteit en mad: naar een slimme samenleving
In een vlot tempo beschrijven de auteurs de problemen die de huidige maatschappelijke ontwikkelingen en technologische mogelijkheden meebrengen. Waar komt de complexiteit vandaan en hoe kunnen we hier grip op houden? Het laatste zou wellicht met behulp van MAD kunnen. Vervolgens wordt ingezoomd op zelfsturing en regulering, de voor- en nadelen van platformorganisaties en het verband tussen openheid en vertrouwen. Voorbeelden worden onder andere gevonden in defensie, vervoersstromen en inmiddels bekende IT-organisaties zoals Spotify en Netflix.

Deel II – De rol van vertrouwen in de slimme samenleving
Met het paradoxale verband tussen transparantie en vertrouwen legt Deel II de link met Deel I. In dit deel wordt vertrouwen toegespitst op de inzet van algoritmes. In de hoofdstukken 10 tot en met 12 gaan de auteurs richting de kernvraag van het boek; op welke wijze kan MAD worden ingezet om toezicht zodanig te organiseren dat het aansluit bij de behoefte van zowel consumenten, overheden als het commerciële bedrijfsleven?

Persoonlijk werd ik getriggerd door een korte paragraaf in hoofdstuk 9. Hierin worden algoritmes en geavanceerde robots besproken. Zullen wij in de toekomst een nieuwe rechtspersoon tegenkomen met rechten en plichten voor robots? Geen idee, het klinkt nu nog erg futuristisch. Maar, zoals de auteurs aangeven, zo werd er ook gedacht over rechtspersonen als de B.V. en N.V., constructies die pas sinds de VOC-tijd bestaan. Yuval Noah Harari licht dit onderwerp in Sapiens – A Brief history of Humankind erg goed toe.

De combinatie van de algemene verhaallijn en de toepasselijke voorbeelden en anekdotes zorgen voor een prettig leesbaar boek. Alhoewel veel voorbeelden zien op casuïstiek uit de informatietechnologie is het niet nodig hier op voorhand volledig van op de hoogte te zijn. Zonder dat sprake is van over-simplificering worden problemen of paralellen helder uiteengezet. Op deze wijze worden de spanningen tussen bijvoorbeeld commerciële doelstellingen en individuele persoonlijke belangen mooi onderstreept.

Conclusie

Met een kort voorwoord van Cathy O’Neil, schrijfster van Weapons of math destruction, weet je dat het goed zit. De auteurs hebben wederom laten zien samen een goed schrijversduo te zijn. Voor iedereen met zorgen en vragen over de huidige technologische ontwikkelingen en benodigd maatschappelijk toezicht is dit een absolute aanrader.

Over deze recensie
Deze boekrecensie is tevens verschenen op www.managementboek.nl, meer informatie over het boek of de auteurs is te vinden op nart.nl.

Filled Under: agile,book review Posted on: 22 February 2018

Leading Image

Scaling agile in organisaties – Henny Portman

Verdwaald in het land van Agile frameworks, practices en scaling opties? In Scaling agile in organisaties neemt Henny Portman de lezer bij de hand en leidt hem langs de vele smaken en mogelijkheden die het Agile landschap inmiddels rijk is. Voor iedereen die zijn horizon wil verbreden of een referentie zoekt voor zijn of haar organisatie, is dit boek een prima startpunt.

Henny Portman is een ervaren IT-professional met een lange staat van dienst in projectmanagement rollen en de laatste jaren tevens werkzaam op het snijvlak met Agile werkwijzen. Hij heeft meerdere boeken en artikelen op zijn naam staan en is daarnaast als trainer werkzaam. In zijn recente boek Scaling agile in organisaties geeft hij een overzicht van de bekende en minder bekende Agile scaling werkwijzen.

Het boek is opgebouwd uit drie overzichtelijk delen, ieder met een duidelijk thema. De eerste drie inhoudelijke hoofdstukken beslaan achtereenvolgens Scrum, Kanban en Lean. Hierop volgt een hoofdstuk waarin de auteur zijn visie geeft op de veranderde rol van projectmanagement.

Het zwaartepunt van het boek ligt in de hoofdstukken 6 t/m 14 en beschrijft de inhoud van de verschillende Agile scaling frameworks. De opzet van het framework is hierin leidend en de auteur neemt de lezer mee in de belangrijkste kenmerken en toepassingen. De usual suspects als SAFe, Nexus, LeSS en Spotify zijn present. Tevens is ruimte genomen om een aantal minder bekende frameworks beknopt de revue te laten passeren.

Het derde en laatste deel omvat drie hoofdstukken en start met een gecomprimeerd overzicht van de meestgebruikte frameworks aan de hand van de kenmerkentabel. Daarnaast geeft Portman in dit deel een handreiking aan organisaties voor het selecteren en toepassen van een dergelijk framework.

Deel I: Eén agile team maakt de gehele organisatie nog niet wendbaar
1. Inleiding
2. Scrum in een notendop
3. Kanban in vogelvlucht
4. De essentie van lean
5. Invloed van agile op projectmanagement

Deel II: Verschillende frameworks voor scaling
6. Overzicht
7. SAFe
8. Nexus
9. Scrum at Scale
10. LeSS
11. Spotify
12. PRINCE2 Agile
13. AgilePM
14. Overige frameworks

Deel III: Selecteren en implementeren
15. De verschillende methodes naast elkaar
16. Transitie naar wendbaarheid
17. Epiloog

Het schrijven van een gestructureerd overzichtswerk over de verschillende Agile scalings methoden is absoluut een uitdaging. De auteur is erin geslaagd een aardig overzicht te creëren en plaats te geven aan grote en kleinere spelers. Naast de frameworks benoemt Portman ook diverse practices die veelvuldig worden gebruikt, zoals story maps, agile release trains en open spaces. De opzet van het boek leent zich prima voor cherry picking op onderwerpen waar je snel wat meer informatie over wilt. Tip: als je bekend bent met Scrum/Kanban/Lean, sla dan gerust de eerste drie inhoudelijke hoofdstukken over.

Naast het agile gedachtegoed hinkt het boek echter ook op een andere gedachte. Namelijk die van de projectmanagers en hun veranderende rol binnen organisaties. Gezien de achtergrond van de schrijver wellicht niet verrassend, maar binnen dit boek niet helemaal op zijn plaats.

Zoals zo vaak binnen de Agilewereld is er geen goed of fout voor het inzetten van een bepaald framework maar geldt ‘It depends’. Afhankelijk van de organisatie, de omstandigheden van de markt, de tooling die reeds beschikbaar is en/of het budget, is de keuze voor de een logischer dan de keuze voor de ander. Ook de inzet an sich is niet allesbepalend. Ieder framework moet worden getuned en aangevuld met practices die passen bij een specifieke situatie.

Conclusie

Scaling agile in organisaties is een nuttig startpunt om je een beeld te vormen van de materie en een gevoel te krijgen bij de verschillende frameworks en de belangrijkste kenmerken en termen daarvan. Vanwege het karakter van het boek zal de lezer zijn verdere verdiepingsslag zelf moeten maken in andere (online) literatuur.

Over deze recensie
Deze boekrecensie is tevens verschenen op www.managementboek.nl, meer informatie over het boek of de auteurs is te vinden op hwpconsulting.nl.

Filled Under: agile,book review Posted on: 16 January 2018

Leading Image

Retrospectives: tool for distributed retrospectives

Little gem for distributed retrospectives!
In recent years, I have worked with distributed teams occasionally. In an early team an eager colleague, Stefan Kemp, created an interesting responsive web application to support retrospectives in this team setup. That is already 5 years ago. Up until this week I have been using his app for different customers and teams. Let me walk you through it and share my enthusiasm.

Step 1: Getting organized
As a first-timer you create your account and you can register a new team straight away, go here: retrospective.rhea.infosupport.net. Once you are in, you can invite your fellow team members via email. Then you can plan your next retro and instruct everyone that the retro app is going to be used – and more importantly – is already waiting for the first items! There are three types of input awaiting: positive items, improvement topics and flowers to thank team members or other involved teams or persons.

Step 2: The retro
Usually the Scrum Master drives the retro, but in theory anyone can guide the team through the session. It works best if you have shared audio and a shared screen. In that case, everyone can see what is happening on the same screen . Depending on your organization’s tool-setup these can be facilitated by different technical solutions (e.g.: Skype, Polycom, Communicator or Hangout).

Before you start it is good to check if everyone was able to provide the input before the session. If not, you can take a couple of minutes to do so. Another approach would be to let people do it on the spot when it is their turn. When started, one person at a time explains his or her inputs and places these onto the shared canvas. In case people have prepared the same topics, these can be grouped together. If any item is no longer valid it can be deleted. After everyone has finished, it is time to vote and give the last sprint a personal rating. The voting and rating can be done on the screen or by personal device (tablet, phone or pc). For the mobile devices an easy access a QR-code is presented so everyone can get to the mobile version available in an instant.

The voting and rating result in an ordered list of improvement topics to discuss. Each topic can be given concrete actions and remarks. The actions can have a responsible team member assigned to it, or the team as a whole.

Step 3: Wrap up
Once you have discussed enough topics, or the time is up, you can finish the retro. The Scrum Master can send everyone the outcomes of the retro, so actions can be taken into the next sprint or picked up immediately. In the next retro you can start by looking back at the open action items and check what the results are.

Conclusion

The supported flow and functionality is pretty much that of a default retro with everyone available in the same room. The app itself is very easy to understand, usually after one first retro everyone is fully up to speed to use it to its maximum the next time. Even if you don’t have a distributed team the tool can be used. Either as the default modus operandi or as a change of retro scenery. Thanks Stefan!

Top features include:
• A very swift set up for your team, including invitations
• Adding your personal input throughout the sprint
• Easy format during the retro, including grouping and voting to reduce the numbers of topics
• Emails to remind your team of upcoming retro’s and the outcomes of them
• Some nice charts and trends related to team characteristics

Filled Under: agile,scrum Posted on: 9 January 2018

Leading Image

Lean: van hype naar verbetercultuur

Hoe bereik je meer met minder en hoe krijgt de burger weer een centrale plaats bij de uitvoer van het overheidswerk? In Lean: van hype naar verbetercultuur bieden de vier auteurs duidelijke handvatten voor het creëren van een verbetercultuur specifiek gericht op professionals in de publieke sector.

De vier auteurs, Daniel Niezink, Erik Ruijters, Manon Diepenmaat en Paul van Tiel, beschikken over een jarenlange ervaring met het implementeren, coachen en begeleiden van organisaties in het lean werken en denken. In dit gezamenlijke werk wordt hun ervaring gebundeld en maken zij lean praktisch toepasbaar. Wat dit boek speciaal maakt is de focus op de kenmerken en aandachtspunten die de publieke sector eigen is.

De opbouw van het boek is logisch. In de hoofdstukken 1 & 2 wordt gestart met een uitleg van lean, een summiere geschiedenis en de belangrijkste onderdelen. Dit laatste gebeurt onder andere aan de hand van het 4p model van Toyota. In het volgende hoofdstuk worden de kenmerken van de publieke sector toegelicht en bespreken de auteurs tot welke uitdagingen dit leidt bij de inzet van lean.

Inleiding, Leeswijzer en dankwoord
1. Over lean werken
2. Lean filosofie
3. Context van de publieke sector
4. Lean transformatie
5. Instrumenten en technieken
6. Lean transformatiescan
7. Tips voor een lean transformatie

Naast de theorie- en praktijkvoorbeelden introduceren de auteurs een eigen transformatiemodel in hoofdstuk 4. Het doel van dit model is het bieden van handvatten aan organisaties om hun eigen route te bepalen naar het bereiken van de verbetercultuur. Het bestaat uit zeven bouwblokken die de route mogelijk maken en ondersteunen. Enerzijds beschrijven deze de aanpak en proces; hoe en met wie start je een transformatie? Anderzijds zijn de bouwblokken gericht op gedrag en houding bijvoorbeeld op het acteren van leidinggevenden in bouwsteen 3 ‘Inspirerend en dienend leiderschap’.

Natuurlijk hebben de auteurs naast de basistheorie en het eigen model ook aandacht voor de veelal toegepaste instrumenten en technieken binnen Lean. Zo zijn de probleemanalyse, A3 en waardestroomanalyse (value stream mapping) onderwerpen die helder worden uitgelegd in hoofdstuk 5.

Ook de transformatiescan, beschreven in hoofdstuk 6, is een nuttig instrument. Alhoewel geen onderdeel uit het standaard lean assortiment, biedt het een mooie eyeopener voor organisaties die willen starten – of gestart zijn – met een lean transformatie. De scan start met het letterlijk groot ophangen van de bouwblokken en bijbehorende stellingen. Door middel van het stickeren met rood en groen op de goede en minder goede onderdelen wordt voor iedereen snel inzichtelijk wat de grootste aandachtsgebieden binnen de organisatie zijn. Alleen al het visueel maken van een dergelijk startpunt is op zichzelf een mooi voorbeeld van visual-management.

Conclusie

Het boek slaat een mooie brug tussen de theoretische kaders en het praktische ritme van het werken in het publieke domein. Met name door de beknopte praktijkcases komen de uitdagingen en concrete oplossingen naar voren. Leidinggevenden en professionals zullen hier veel herkenningspunten zien en een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden en verschillende aanpakken.

Niet alleen voor mensen werkzaam in de publieke sector is Lean: van hype naar verbetercultuur interessant. Het transformatiemodel, de gebundelde theorie en de technieken zijn binnen alle sectoren toepasbaar. Het is een beknopt boek en leent zich prima voor het opdoen van inspiratie in het weekend.

Over deze recensie
Deze boekrecensie is tevens verschenen op www.managementboek.nl.

Filled Under: book review,lean Posted on: 22 December 2017

Leading Image

Retrospectives: communication & personalities

Some time ago, I experimented with some team retros to start discussion and exploration on our communication and the team’s personalities. After a few tries I came up with this small format. It helped me and my teams getting a swift feeling on each other’s do’s & don’ts and to create a general team vibe. You can use this format either at a new team formation or whenever you are looking for an alternative retro.

Invite & preparation
This format starts with an explicit invite and personal preparation. Thinking on your individual story and using the results to formulate your ideas before the session gives people a head start and saves time during the session. In case new topics do come up, you can always still on-board them on the fly. For the Scrum Master this phase means collecting and preparing all the inputs and making sure they are available during the session.

Retro_invite

The actual retro
All team members do their personal pitch with the help of their preparation and a personal page provided by the Scrum Master. Sometimes teams are a bit shy to start. So it can be a good idea as a facilitator to start by setting the example and presenting your own slide. Usually other team members will come up with questions and then the session is kick started easily.

Retro Individual Slide

Team overview
After everybody has had his turn, you can present the team overview. The more diverse the better. A picture can tell a story but the value for me is in the interaction and flow that is created during the retro. Besides, most teams like to see their team picture! Based on the kind of tests you have selected for your team, you can get different options for visualization of course. There is no need for expensive material or assessment centers. Start with the options that are easy to use and for free (like the ones I have used).

Team Slide Personalities
Note: in the end it does not really matter which tests you use. This approach as such helps people thinking and talking about themselves. Although the graphs merely act as conversation starters, they do tell you a thing or two about the team……

Have fun!

Filled Under: agile,scrum Posted on: 11 December 2017

Leading Image

Alles draait om verandering – Edwin Tuin

Redenen voor organisatieveranderingen zijn er genoeg en de gevraagde verandersnelheid moet verder omhoog. Hoe krijg je dit binnen je eigen organisatie voor elkaar? In het boek Alles draait om verandering beschrijft Edwin Tuin zijn model om organisaties te helpen veranderen. Zijn veranderwiel stelt organisaties in staat om met nieuwe ogen naar verandermechanismen te kijken.

Edwin Tuin heeft zijn jarenlange ervaringen in veranderprocessen gebruikt om een eigen kijk op veranderen te creëren. Vormgegeven in zijn veranderwiel, biedt hij managers een concreet verfrissend mechanisme om veranderprocessen te borgen in bestaande organisaties. Alles draait om verandering bouwt verder op bestaande inzichten en legt verbanden met stromingen als Lean en Agile.

Hoofdstuk 1 & 2
In de eerste twee hoofdstukken bereidt de auteur de lezer voor op het nut en de noodzaak van organisaties om te veranderen. In een vlot tempo komen maatschappelijke onderwerpen zoals duurzaamheid en vergrijzing voorbij en is het duidelijk waarom organisaties wendbaarder moeten worden. Dit blijkt geen eenvoudige opgave. Bestaande strategieën passen niet meer en de klassieke organisatiemodellen maken plaats voor alternatieve, meer vloeiende, structuren. Alhoewel veranderen niet eenvoudig is, kan iedereen het leren. Het devies van de auteur is om het vooral veel te doen.

Hoofdstuk 3 t/m 6
In de hoofdstukken drie tot en met zes draait het volledig om het model. Tip: blader door naar de start van hoofdstuk 8 voor het schematische overzicht van het volledige veranderwiel. Hiermee vallen de verschillende onderdelen makkelijker om hun plaats. Na een korte algemene introductie start Tuin bij de binnenband. De vier kerndrivers in de binnenband zijn verlangen, vertrouwen, verantwoordelijkheid en vermogen. Alle vier moeten versterkt worden en haken rechtstreeks in op de strategie en cultuur binnen bedrijven. Herkenbaar uit de praktijk; voor veel organisaties zal met name de kerndriver ‘vermogen’ een belangrijk aandachtspunt zijn. Redenen om te veranderen zijn er helder, vertrouwen is aanwezig en de medewerkers willen verantwoordelijkheid nemen. Echter de daadwerkelijke veranderkracht – het vermogen om te veranderen – ontbreekt.

Vanuit de binnenband komen de ideeën – projecten – naar boven die nodig zijn om veranderingen in te zeten. Vervolgens bespreekt de auteur de zogenaamde loops die vanuit de as van regie en roadmap de verbinding vormen tussen de binnen- en de buitenband. Deze loops dienen om de nieuwe ideeën te toetsen en te verbeteren. Passen deze ideeën bij lopende initiatieven en zijn alle voorwaarden aanwezig om tot een succes te komen? Om dit proces handen en voeten te geven is een Verander Assessment Groep nodig die als werkgroep verantwoordelijk is voor de borging en aansluiting van de ideeën op de kerndrivers. Daarnaast schets het boek een Verander Monitor Board die zorgt voor de uitlijning van andere bestaande programma’s of lopende projecten en voldoende managementsupport.

De directe aansluiting van de nieuwe ideeën op de dagelijkse praktijk is voorzien in de buitenband. Hier komen de vraagstukken bij elkaar en wordt helder welke implicaties er voor de organisatie zijn. Het model als geheel heeft een dynamische opzet waardoor een vaste volgordelijkheid geen vereiste is. Zo kan het nuttig zijn om één loop meerdere keren achter elkaar te doorlopen of om een stap terug te zetten naar een vorige loop. De volgordelijkheid zal per organisatie en situatie verschillen. Voor de invoering van het veranderwiel gebruikt de auteur in hoofdstuk zeven een aantal scenario’s waarmee organisaties zich snel kunnen identificeren. Dit zijn bruikbare strategieën om concreet met een invoer aan de slag te gaan.

De auteur hanteert een actieve schrijfstijl waarin zijn gedachten, tips en voorbeelden elkaar snel opvolgen. De rode draad blijft het veranderwiel en de nadere uitleg van het veranderproces in de elkaar opvolgende hoofdstukken. Het is aan de lezer om de inzichten te plaatsen in zijn eigen kader en de meest nuttige en toepasbare hieruit te destilleren. Het is praktisch onmogelijk om het met alle uitspraken van de auteur eens te zijn. Maar dat is ook zeker geen voorwaarde. Juist de stelligheid van enkele uitspraken geven de lezer de kans zich te spiegelen en na te denken over alternatieven en eigen inzichten.

Conclusie

Het boek is toegankelijk geschreven en bevat diverse verwijzingen naar bekende namen uit de literatuur zoals Sinek en Semler. Of je het veranderwiel nu als mechanisme gaat invoeren of het als gedachtenexperiment gebruikt, er zitten genoeg handvatten in om met een frisse blik naar het veranderproces in de eigen organisatie te kijken. Hiermee is Alles draait om verandering een prima praktische start voor iedereen die zijn organisatie wil veranderen of het veranderproces wil veranderen. De quote op de kaft om het boek tevens alomvattend te noemen, is wellicht een stap te ver.

Over deze recensie
Deze boekrecensie is tevens verschenen op www.managementboek.nl, meer informatie over het boek of de auteurs is te vinden op victalis.nl.

Filled Under: book review,interim management Posted on: 17 September 2017

Mission statement

Setup, guide and coach high performing teams capable in delivering truly great software.

Be Awesome

How? Try to improve something small everyday..... In management, in coding or life.

Learn from anybody

Be aware that every colleague, teammember or friend is capable of something that you are not.

Fail and letting fail

Failure is the only way to success, so fail fast and fail often, especially in software development.